業務プロセスとデジタル変革

企業の業務自動化を支える5つの機能：システム連携・ワークフロー・ポータル・AI・協働

システム連携、承認ワークフロー、外部向けポータル、AI活用、部門間の協働が業務の中でどうつながるかを、調達や建設の例で解説します。

Axton Group LTD Japan · 2026年10月6日

概念図 / 記事の案内業務の引継ぎを支える機能

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記事の内容を整理した概念図です。実装済みの顧客システムを示すものではありません。分岐がある場合は、その意味を本文と併せてご確認ください。

機能の一覧より、業務全体から考える

購買申請がフォームから始まり、メールで承認され、Excelに記録され、最後にERPへ入力されることがあります。個々のツールが正常に動いていても、業務全体の進捗が見えないままでは、確認や転記の負担は残ります。エンタープライズ業務自動化では、その間にある作業と判断をつなぎます。

AxtonとFluyentaの取り組みでは、システム連携、業務ワークフロー、外部向けポータル、業務の中でのAI活用、関係者の協働という5つの機能で構成を説明しています。一つの業務に各機能がどう役立ち、それらがどう連携するかを確認するための整理です。

ERP、CRM、既存アプリケーション、データベース、SaaSを、利用可能なインターフェースでつなぎます。業務に必要な情報を読み取り、承認後に正しい記録へ反映することで、有効に機能している既存システムを活かせます。

事前に、どのシステムの情報を正とするかを決める必要があります。取引先情報を変更できる担当者は誰か、更新に失敗した場合はどうするか、再実行や担当者への通知をどう扱うか。こうした条件を整理しないまま連携すると、不整合な情報まで広がるおそれがあります。

承認、取引先登録、書類回付、報告の手順を、一連の業務として定義します。各段階の担当者、次に進むための条件、差し戻しやエスカレーションの方法を明確にします。予算確認を承認前に行うなど、必要な判断を適切な場所へ置くことができます。

正常に進む場合だけでは不十分です。書類不足、承認者の不在、重複申請、発注取消しも扱う必要があります。複数の受信箱を探さなくても状況を確認でき、後日のレビューでは判断の理由を追えることが重要です。

取引先や協力会社が業務の起点になる場合、情報の提出、進捗確認、修正依頼への対応を行う窓口を設けます。個人のメールに添付書類が分散する状況を見直す方法になります。

フォームの使いやすさと同時に、アクセス権限を設計します。協力会社は自社に関係する書類と操作だけを確認し、社内審査のメモは必要な担当者に限定します。本人確認、情報の所属先、権限の変更方法も、公開前に整理します。

AIは、書類の情報抽出、現場メモの要約、申請の分類、振り分けの補助に活用できます。入力、担当者、確認手順が決まった業務の中で使うことで、その役割が明確になります。例えば引継ぎの要約は、元の記録と照合してから次のシフトへ共有します。

処理してよい情報、出力を確認する担当者、精度が不足した場合の対応を決めます。承認や現場の判断に関わる出力では、人の確認が特に重要です。生成された文章だけでなく、元の情報と確認履歴を参照できる構成を考えます。

社員、部門、外部関係者、システム、AIを同じプロセスにつなぎます。通知を送るだけではなく、次の担当者へ必要な背景、作業、書類、現在の状況を渡します。

建設・協力会社ポータルの構成例では、書類提出、内容確認、社内審査、承認、現場担当者への通知、システムへの反映、監査記録をつなぎます。それぞれの機能は、一つの業務を進めるために働きます。この例は導入検討用のシナリオであり、完了案件ではありません。

繰り返し発生する一つの業務を選び、実際の申請を最初から最後まで追ってみます。利用するシステム、判断する人、通常の流れを中断させる状況を整理したうえで、各段階に必要な機能を確認します。すべての業務にAIや外部ポータルが必要とは限りません。

受入条件は、業務の言葉で定義します。適切な担当者に申請が届く、権限が守られる、差し戻しの理由が伝わる、承認済み情報が所定のシステムへ反映される、後から記録を確認できる。こうした条件が、初期導入の検証と次の改善を判断する基準になります。

現在の手順、関係部門、利用中のシステム、例外処理をご共有ください。改善の対象、実現条件、次の検討事項を一緒に整理します。