建設会社のサプライヤー・協力会社・承認業務を自動化する方法

なぜ今、日本の建設業で重要なのか

国土交通省は「i-Construction 2.0」を通じて、建設現場のさらなるオートメーション化を進めています。i-Construction 2.0では、

• 施工のオートメーション化
• データ連携のオートメーション化
• 施工管理のオートメーション化

を3本の柱とし、2040年度までに建設現場の省人化を少なくとも3割、すなわち生産性を1.5倍に向上させることを目標としています。2026年度に向けた国土交通省の取り組みでも、AI活用、企業・工事規模に依存しない普及、そして試行から本格運用への移行が重要な方向性として示されています。建設DXというと、

• ICT施工、
• 遠隔施工、
• BIM/CIM、
• ドローン、
• 自動施工

など、現場側の技術が注目されやすいのは当然です。しかし、現場が動く前後には、多くの事務・管理業務があります。

• サプライヤー情報。
• 協力会社情報。
• 承認。
• 各種書類。
• 購買申請。
• プロジェクト確認。
• 現場対応。
• 経理処理。
• 社内システム登録。

こうした業務がメール、Excel、電話、共有フォルダに分散していれば、現場側がデジタル化されても、周辺業務には大きな手作業が残ります。

国土交通省の資料は業界の背景として参照しています。本記事の業務例は、AxtonやFluyentaのi-Construction 2.0への参加を示すものではなく、国土交通省が定める要件でもありません。

問題は「一つの悪いシステム」ではない

例えば、新しい協力会社をプロジェクトへ登録する場面を考えてみます。

• 協力会社からメールで書類が届く。
• 担当者が内容を確認する。
• 不足があればメールで連絡する。
• 安全・現場側が必要情報を確認する。
• Excelに進捗を入力する。
• 管理者が承認する。
• 調達・経理側で取引先を登録する。
• 書類を共有フォルダへ保存する。
• 現場担当者は承認完了を待つ。
• 最後に誰かが現場へ連絡する。

一つ一つの作業だけを見ると、特別なものではありません。問題は、業務全体が分断されていることです。

• 協力会社側は、何が不足しているか分からない。
• 社内では、現在どの部門が対応しているか分からない。
• 管理者は、何件の承認が止まっているか一覧で見られない。
• 同じ情報を複数システムへ入力する。
• 期限切れ書類に後から気づく。
• ERPには最終的な取引先データが入っていても、その前段階でどのような確認を行ったかは別の場所に残る。

このような状況で、業務オーケストレーションが役立ちます。

協力会社登録を一つの業務にする

自動化された業務は、例えば次のように設計できます。

1. 1協力会社を招待
2. 2専用ポータル
3. 3会社情報入力
4. 4必要書類提出
5. 5必須項目確認
6. 6社内審査
7. 7不備があれば差し戻し
8. 8商務承認
9. 9プロジェクト・現場側承認
10. 10ERP・取引先システム更新
11. 11関係者通知
12. 12履歴保存

実際の工程は企業ごとに異なります。そこが重要です。システムに会社の業務を無理に合わせるのではなく、会社のルールや責任分担を整理した上で、自動化を設計する必要があります。

業務1：サプライヤー・協力会社の登録

自動化しやすい代表的な業務の一つが、サプライヤー・協力会社登録です。必要な情報としては、企業によって、

• 会社情報、
• 連絡先、
• 支払関連情報、
• 保険関連資料、
• 資格・許認可関連情報、
• 商務関連資料、
• 案件固有の書類、
• その他社内で定めた情報

などがあります。これらをすべてメールで依頼するのではなく、外部向けポータルから一つの窓口として提出してもらいます。

• 必要情報が足りなければ、システムから不足内容を通知する。
• 揃っていれば、担当者へ審査タスクを送る。
• 追加確認が必要なら、適切な部門へ回す。
• 承認されたら、関連システムを更新する。

FluyentaのWebインターフェース機能では、外部向けフォームやポータルを業務ワークフロー・データソースと直接連携させることができます。

Fluyenta／RunMyProcessの実務例

Fluyenta／RunMyProcessが公開している匿名事例の一つに、建材小売企業のサプライヤー登録があります。従来はメールや電話を中心に登録業務を行っており、承認に時間がかかる、複数拠点で進捗が見えない、従業員・サプライヤー双方に負担があるという課題がありました。そこで、情報収集の構造化、承認ワークフローの自動化、進捗の可視化を導入しました。公開事例では、登録期間の短縮、社員の業務効率改善、サプライヤー体験の改善につながったと説明されています。これはFluyenta／RunMyProcess側の実務経験であり、Axtonが実施した建設案件ではありません。しかし、

1. 1社外企業から情報を受け取る
2. 2確認する
3. 3複数担当者が承認する
4. 4状況を可視化する

という業務構造は、建設業の協力会社・サプライヤー管理にも非常に近いものです。

必要書類や確認基準は、各社の規程と適用される義務に応じて設定する必要があります。ワークフローの導入自体が法令遵守を保証するものではありません。

業務2：協力会社の書類管理

書類を受け取るだけでは業務は終わりません。

• 書類には更新があります。
• 有効期限があります。
• プロジェクトごとに要件が変わる場合もあります。

そこで、書類を「保存するファイル」としてではなく、業務プロセスの一部として扱います。例えば、

1. 1書類提出
2. 2種類確認
3. 3必須項目確認
4. 4有効期限登録
5. 5担当部門審査
6. 6承認・差し戻し
7. 7有効期限監視
8. 8更新依頼

という流れです。大切なのはファイルそのものだけではありません。

• 誰が提出したのか。
• 誰が確認したのか。
• いつ承認したのか。
• どのバージョンを確認したのか。
• いつ期限が切れるのか。
• その後何をするのか。

まで確認できることが重要です。

担当者が書類を確認・受理した後、適切な連携が可能であれば、承認済みの記録をプロジェクト管理や文書管理システムへ反映できます。

業務3：社内承認

建設業務には多くの承認があります。例えば、

• 購買申請、
• 新規取引先、
• 協力会社利用、
• プロジェクト支出、
• 設備申請、
• 変更申請、
• 例外承認、
• 管理職承認

などです。メールは連絡手段として便利です。しかし、業務プロセスの管理には限界があります。ワークフローでは、企業ルールに応じて、

• 一定金額未満 → 現場責任者承認
• 一定金額以上 → 現場責任者＋経理承認
• 新規サプライヤー → 調達確認必須
• 社内規程の例外 → 上位管理者承認
• 必要書類不足 → 次工程へ進めない

といった条件を管理できます。Fluyentaのワークフロー機能は、複数の担当者、業務ルール、判断、例外処理、人によるタスクを含むプロセスを設計できるようになっています。単にメールを承認ボタンへ置き換えることが目的ではありません。

• 今どこにあるか。
• 誰が担当か。
• どのルールが適用されているか。
• 何がすでに行われたか。
• 次に何が起こるか。

を業務として管理することが目的です。

社内規程で必要とされる承認は人が担い、承認後の結果を、設定した連携を通じてERPやプロジェクト管理システムへ反映することが考えられます。

業務4：購買・調達承認

購買では、

• 現場、
• 調達、
• 経理、
• 管理者、
• 取引先、
• ERP

などをまたぐことがあります。例えば、

1. 1購買申請
2. 2プロジェクト・予算確認
3. 3承認
4. 4調達確認
5. 5取引先選定
6. 6発注処理
7. 7ERP更新
8. 8申請者通知

という流れです。Fluyentaの現在の製品情報でも、Vendor Onboarding、PO Approvals、Contract Managementなどをエンタープライズ業務の代表的な対象として挙げています。ここでも、ERPを置き換えるのではなく、ERPへ入る前後の業務を整理するという方法があります。

業務5：現場受け入れ準備

協力会社や作業チームが現場に入る前に、複数部門で確認が必要になる場合があります。例えば、

• 必要書類、
• 案件割当、
• 社内確認、
• 安全関連確認、
• 商務ステータス、
• 必要なアクセス・設備条件、
• 最終承認、
• 現場への通知

などです。これらを一つの業務として管理すれば、ステータスを、

• 未開始
• 書類不足
• 審査中
• 修正依頼中
• 商務承認待ち
• 現場承認待ち
• 準備完了

のように可視化できます。毎回、「この協力会社、もう現場に入れますか？」と確認するのではなく、必要な人が現在の状態を確認できるようにします。

現場準備の判断は責任を持つ担当者が行います。連携が可能であれば、確認した状況をプロジェクト管理システムと共有し、調整に活用できます。

業務6：有効期限・更新管理

建設関連業務では、有効期限を持つ情報が存在する場合があります。その情報をフォルダへ保存して終わりにするのではなく、期限を業務ワークフローへ組み込みます。例えば、

• 期限60日前 → 通知
• 30日前 → 協力会社へ更新依頼
• 7日前 → エスカレーション
• 期限切れ → ステータス変更・社内確認

といったルールを設計できます。具体的な期間や処理は、各社の社内ルールや対象書類に応じて設定します。

更新に伴う例外や判断が必要な事項は担当者が確認します。連携が可能であれば、通知や状況管理のフローを文書・プロジェクト記録につなげることができます。

業務7：変更・例外承認

建設プロジェクトでは、予定どおりに進まないケースも珍しくありません。

• 緊急購買。
• 例外承認。
• 不足資料。
• 変更依頼。
• 追加確認。
• 通常ルート外の案件。

こうした例外を毎回メールで調整すると、担当者によって対応方法が変わります。ワークフローでは、

• どの条件が例外になるか。
• 誰が承認できるか。
• どの理由を記録するか。
• 何の資料が必要か。
• 承認後にどのシステムを更新するか。

まで定義できます。Fluyentaのプロセスオーケストレーションも、自動処理だけでなく、人による承認、業務ルール、例外処理を一つの業務フローとして管理する考え方です。

外部向けポータルが変えるもの

ポータルがない場合、

• 協力会社が担当者へメールする。
• 担当者が現場へ転送する。
• 現場から追加資料を依頼する。
• 別の担当者に資料が送られる。
• 古いファイルを保存してしまう。
• 協力会社が進捗を電話で確認する。

ということが起こり得ます。ポータルがあれば、

• 必要項目を確認できる。
• 一つの場所から提出できる。
• 修正依頼を受け取れる。
• 必要に応じて進捗を確認できる。

という形に変えられます。社内側でも、担当者は自分に必要なタスクだけを確認できます。つまり外部向けポータルは、Webサイトではなく、業務への入口です。

AIはどこで役立つのか

建設業務では、多くの書類や非構造化情報を扱います。AIが役立つ可能性があるのは、

• 文書種類の判定、
• 必要情報の抽出、
• 有効期限の抽出、
• 内容の要約、
• 不足情報の候補確認、
• 担当ルートの補助

などです。例えば、

1. 1協力会社が書類提出
2. 2AIが文書種類を判定
3. 3必要情報を抽出
4. 4担当者が確認
5. 5ワークフローが次へ進む

という使い方です。Fluyentaでは、AIを独立したチャットツールとして使うだけではなく、ワークフローの中にAI処理を組み込み、その結果を人の確認や次のシステムへつなぐ設計を重視しています。

AIに任せない方がよい判断もある

すべてを自動判断にする必要はありません。例えば、

• 大きなリスクを伴う例外承認、
• 重要な支出承認、
• 会社独自の基準を満たしているかの最終判断、
• 解釈が難しい書類、
• 安全・契約・法令に大きく関わる判断

などは、人の確認が適切な場合があります。考え方としては、

• AI：情報処理を支援する
• 業務ルール：明確な規程を処理する
• 人：判断する

という役割分担です。

既存システムとどうつなぐか

よくある質問は、「すでにERPや施工管理・会計・文書システムがあります。さらに別システムを入れるのですか？」というものです。必ずしもそうではありません。例えば、

1. 1外部ポータル
2. 2業務ワークフロー
3. 3承認
4. 4ERP
5. 5プロジェクトシステム
6. 6文書管理

というように、既存システムの間をつなぐ役割を持たせることができます。Fluyentaでは、クラウド、オンプレミス、APIなどを利用したシステム連携を提供しており、SAPについても、ERPコアをすべて作り直すのではなく、その前後の承認や検証業務を自動化する考え方を示しています。重要なのは、人がシステム間の「手動インテグレーション」をし続けないことです。

BIM/CIMと業務ワークフローは別の課題を解決する

国土交通省では、i-Construction 2.0の「データ連携のオートメーション化」の一環として、BIM/CIM活用を推進しています。BIM/CIMは、調査・測量・設計・施工・維持管理などの各段階で扱う情報をデジタル化し、受発注者間でデータを活用・共有しやすくすることで、建設生産・管理システム全体の効率化を目指すものです。ただし、BIM/CIMがあるだけで、

• 協力会社登録、
• 購買承認、
• 書類依頼、
• 例外処理、
• 取引先とのコミュニケーション

が自動化されるわけではありません。BIM/CIMは、建設情報の連携を支えます。業務オーケストレーションは、その情報を使って、人やシステムがどう動くかを管理します。両者は競合するものではなく、相互に補完できます。

最初に自動化すべきでない業務

すべてを一度に自動化する必要はありません。例えば、

• 現在の業務ルールについて社内で合意できていない。
• 責任者が分からない。
• ルール変更が非常に多い。
• 必要なデータがない。
• 発生頻度が極端に低い。

といった業務は、最初の対象に向かない場合があります。また、現在7段階の承認があるから、7段階をそのまま自動化する必要もありません。最初に、「本当に7段階必要なのか？」と考えるべきです。業務改善をしてから自動化する。この順番が重要です。

建設業向け業務自動化の基本構造

全体としては、次のように考えると分かりやすくなります。

一つのボタンを自動化するのではなく、業務全体を管理することが重要です。

管理者が得られるもの

メールやExcelだけでは得にくいものがあります。それが、業務全体の可視化です。例えば、

• 現在何件審査中なのか。
• どこで止まっているのか。
• 誰のタスクが期限超過しているか。
• どのサプライヤーに修正が必要か。
• 何の承認が残っているか。
• どの書類の期限が近いか。
• どの工程で遅延が繰り返し発生しているか。

といった情報です。Fluyentaでは、業務フローの監視、タスク担当、ボトルネック、監査履歴などを可視化する仕組みもプラットフォームの一部として提供しています。これによって、自動化は単なる事務負担削減だけでなく、業務管理の改善にもつながります。

建設会社が最初に取り組むなら

最初から、「サプライチェーン全体を自動化する」必要はありません。例えば、「新規協力会社の登録・承認を、まず一つの部門または案件種別でデジタル化する」くらいから始めます。

• 誰が申請するか。
• 何が必要か。
• 誰が確認するか。
• どの例外があるか。
• どのシステムへ最終情報を入れるか。
• 何をもって「承認完了」とするか。

を整理します。そこから実際に使ってみます。その経験をもとに、

• 更新管理、
• 他案件への展開、
• サプライヤー登録、
• 購買、
• 現場受け入れ、
• 購入承認、
• 変更申請

などへ広げることができます。

自動化候補を見つける方法

次のような状況が繰り返されている場合、業務自動化を検討する価値があります。

• 社員が毎回進捗を確認している。
• 同じ情報を複数回入力している。
• 取引先がメールで書類を提出している。
• 承認状況が分からない。
• ベテラン社員しか次の工程を知らない。
• 管理者が何件止まっているか把握できない。
• ファイルは保存されているが、業務が完了しているか分からない。
• 複数部門をまたいでいる。
• 期限切れに後から気づく。
• 「これ確認してもらえますか？」という連絡が非常に多い。

複数当てはまるのであれば、ワークフロー化を検討できる可能性があります。

Axton Group × Fluyentaが建設業で目指すこと

建設・インフラ分野は、Axton Group LTD Japanが日本で既存の事業・エンジニアリング文脈を持つ領域であり、エンタープライズ業務自動化との組み合わせを特に重視している分野です。Fluyentaとの提携によって、Axtonは日本側の建設業務への理解を、より高度なワークフロー・システム連携・外部ポータル・AI活用の検討につなげることができます。Axtonはまず、

• 現在どのように業務が行われているか。
• 誰が関わるか。
• どこで遅れるか。
• どのシステムを利用しているか。
• 何を人が判断する必要があるか。
• 何を記録として残す必要があるか。

を理解します。Fluyentaは、20年以上のエンタープライズ業務自動化の経験を背景に、ワークフロー、システム連携、外部向けインターフェース、AI、ガバナンスなどの技術を提供します。目的は、「自動化を導入した」という実績をつくることではありません。建設会社の重要な業務を、より少ない手作業、より高い可視性、より明確な責任分担で進められるようにすることです。

建設DXは「現場」と「オフィス」の両方をつなぐ

建設DXでは、現場の技術進化が非常に重要です。しかし、その周辺業務も同時に変える必要があります。現場では自動施工が進んでいるのに、協力会社承認はメールの中。BIM/CIMでプロジェクト情報を共有しているのに、取引先ステータスは担当者のExcel。AIを技術業務で使っているのに、調達担当者はERPへ情報を再入力している。それでは、企業全体としてのデジタル化はまだ分断されています。次の建設DXでは、一つ一つの技術を増やすだけでなく、それらを業務としてつなぐことが重要になります。協力会社、サプライヤー、購買、承認業務は、その実践的な出発点の一つです。

よくあるご質問