現代のエンタープライズ業務自動化を支える5つの柱：システム連携・ワークフロー・ポータル・AI・協働

第1の柱：システム連携

すでに会社が使っているシステムをつなぐ

企業では通常、一つのシステムだけですべての業務を行っているわけではありません。

• ERP
• CRM
• 会計システム
• 文書管理
• Microsoft 365やGoogle Workspace
• 業界特有の業務システム
• データベース
• 既存のレガシーシステム
• クラウドサービス
• API
• Excel

など、複数のシステムやツールが使われています。

そこで最初の柱になるのが、システム連携です。

システム連携によって、社員が手作業でシステム間の情報を移す必要を減らすことができます。

例えば、サプライヤーの承認が完了したら、担当者がERPを開いて同じ企業情報を再入力するのではなく、承認済みデータを自動的にERPへ登録できます。

Fluyentaでは、クラウド・オンプレミス環境、REST/SOAP API、事前構築されたコネクタなどを利用して、業務プロセスと各種システムを連携できます。

システム連携＝既存システムの入れ替えではない

これは重要な点です。 業務改善を考える際、 「まずERPを全部入れ替えよう」 と考える必要はありません。

現在のERPが基幹業務を問題なく処理しているのであれば、その周辺業務をつなぐ方が合理的な場合があります。

例えば、

1. 1申請
2. 2承認
3. 3内容確認
4. 4ERP更新

という流れをERPの外側で管理することができます。

FluyentaもSAP関連の説明で、SAP本体を大きくカスタマイズせず、SAPに入る前の承認や確認を自動化し、周辺システムと連携する考え方を示しています。

確認してみたい質問

社員が同じ情報を別のシステムへ手入力している場所はどこか？

そこにはシステム連携の改善余地がある可能性があります。

第2の柱：業務ワークフロー

個々の作業を一つの業務プロセスにする

システム連携は「情報をつなぐ」ものです。 業務ワークフローは、 次に何が起こるべきか を管理します。

例えば購買申請なら、

• 10万円未満 → 上長承認。
• 10万円以上 → 上長＋経理承認。
• 重要案件 → 調達部門による確認。
• 取引先情報が不足 → 申請者へ差し戻し。
• 否決 → 申請者へ通知。
• 承認完了 → ERP側の処理へ。

といったルールがあります。

Fluyentaのワークフロー機能では、BPMNを利用して、担当者、業務ルール、イベント、意思決定、例外などを含む業務プロセスを設計できます。

例外を管理できることが重要

業務が常に想定どおり進むのであれば、自動化は簡単です。 しかし実際には、

• 必要書類が不足する。
• 担当者が不在になる。
• API連携が失敗する。
• 申請内容が途中で変わる。
• 規程外の依頼が来る。

といった例外が発生します。

企業向けの業務自動化では、正常時だけではなく、 例外が発生したときにどうするか まで設計する必要があります。

確認してみたい質問

重要な業務の中で、「次に何をすればよいか」を担当者の記憶に依存している場所はどこか？

そこにはワークフロー化の余地があります。

第3の柱：外部向けポータル

取引先や協力会社を安全に業務へ参加させる

企業の重要な業務には、社内の人だけではなく、社外の関係者が関わることがあります。

例えば、

• サプライヤー
• 協力会社
• 顧客
• コンサルタント
• 販売代理店
• 保守業者
• 応募者

などです。

こうした社外関係者に、ERPや社内システムへのアクセス権を直接与えることは通常適切ではありません。

そこで役立つのが外部向けポータルです。

社外関係者はポータルから、

• 情報を入力する。
• 書類を提出する。
• 追加依頼へ対応する。
• 状況を確認する。
• 必要な申請を行う。

といった形で業務に参加できます。

FluyentaのWebインターフェース機能では、業務ワークフローやデータソースと直接つながるフォーム、ダッシュボード、ポータルを構築できます。

ポータルは単なるWebサイトではない

一般的なWebサイトは情報を表示します。

業務ポータルは、業務そのものに参加します。

例えば協力会社向けポータルなら、

• 保険関連書類の提出、
• 資格証明の提出、
• 必須項目チェック、
• 不足資料の追加依頼、
• 審査状況の確認、
• 安全審査への連携、
• 承認完了通知

まで一つのプロセスにつなげられます。

確認してみたい質問

取引先や協力会社が、現在メールで書類を送ったり、進捗を電話で確認したりしている業務はどこか？

そのような業務は、外部ポータルの候補になります。

第4の柱：業務の中でのAI活用

AIを業務の「外」に置かない

多くの企業が生成AIを試しています。 しかし、 社員が自分でAIチャットを開いて利用すること と、 AIが正式な業務プロセスの一部として機能すること は異なります。 後者が、ここでいう「AI Native」の考え方です。

例えば、サプライヤーが30ページの技術文書を提出した場合、AIに、

• 必要情報の抽出、
• 不足項目の検出、
• 文書の分類、
• 重要部分の要約、
• 翻訳、
• 判断材料の整理

を支援させることができます。

そして、その結果をワークフローが次の工程につなぎます。

例えば、

1. 1AIが情報抽出
2. 2担当者が確認
3. 3業務ルール判定
4. 4管理者承認
5. 5ERP更新

という流れです。

FluyentaのAI連携機能では、文書やテキストをAIへ渡し、その処理結果を次のシステムや担当者、ワークフローへつなぐことができます。

AIに全部任せることが目的ではない

重要なのは、 「AIに何を任せるか」 だけではありません。 「AIに何を任せないか」 も決める必要があります。

• 使用できるAIモデル。
• AIへ渡してよい情報。
• 人が確認すべき結果。
• 権限。
• 監査。
• 変更履歴。

こうした管理が必要です。

Fluyentaも現在、AIモデルやエージェントをワークフロー、権限、監査、ガバナンスの中で管理することを重要な方向性として掲げています。

確認してみたい質問

社員が、本来の判断をする前に、文書を読んだり、情報を抽出したり、分類・要約したりすることに多くの時間を使っている業務はどこか？

そこにはAI活用の可能性があります。

第5の柱：協働

人を業務から外すのではなく、必要な場所に参加させる

最後の柱は協働です。

業務自動化を進めても、人の判断は残ります。

• 管理者は承認します。
• 技術者は調査します。
• 調達担当は交渉します。
• 安全担当は確認します。
• 経理は内容をレビューします。
• 顧客やサプライヤーから追加情報が必要になることもあります。

自動化の目的は、人を完全に排除することではありません。

必要な人が、必要なタイミングで、必要な情報を持って判断できるようにすることです。

Fluyentaもプロセスオーケストレーションについて、システム・人・データを一つの業務としてつなぎ、自動処理と人による承認・タスクを組み合わせる考え方を示しています。

協働で明確にすべきこと

• 誰が担当者か。
• いつまでに対応するか。
• 何の情報が必要か。
• 期限を過ぎたらどうするか。
• 誰へエスカレーションするか。
• 自動判断を誰が上書きできるか。
• 承認後に何が起こるか。

こうした内容が明確であれば、

• 「メール見ましたか？」
• 「経理がやっていると思っていました」
• 「次は誰が承認するんですか？」

という業務上の混乱を減らすことができます。

確認してみたい質問

担当者・承認者・引き継ぎ先が不明確なために、業務が止まりやすい場所はどこか？

そこには協働設計の改善余地があります。